Novos resultados do SAP Concur Global Business Travel Survey revelam que a IA já se tornou parte da experiência das viagens de negócios. Os colaboradores estão a utilizar a IA para planear e gerir as suas viagens, mesmo que muitas organizações ainda estejam a definir políticas, quadros de governação e ferramentas aprovadas para apoiar a sua utilização.
O resultado é uma desconexão entre a forma como os viajantes em negócios utilizam a IA e a forma como as organizações a gerem.
Utilizar a IA para facilitar as viagens de negócios
Para muitos viajantes em negócios, a IA tornou-se uma ferramenta prática para gerir a logística das viagens corporativas. De acordo com o inquérito, 75% dos viajantes estão a utilizar ferramentas baseadas em IA para facilitar vários aspetos das suas viagens de negócios.
Muitos estão a fazê-lo fora dos canais aprovados pela empresa. 72% afirmam que já utilizaram ou que utilizariam ferramentas de IA que não são aprovadas nem suportadas pela sua entidade patronal, frequentemente designadas por shadow AI, para planear ou reservar viagens. Isto inclui 30% que o fariam porque a sua empresa não oferece ferramentas de IA para isto.
Esta tendência está a suscitar preocupação entre os líderes empresariais. 85% dos diretores financeiros afirmam estar preocupados com a possibilidade dos colaboradores estarem a utilizar ferramentas de IA não aprovadas para planear ou reservar viagens de negócios.
Os resultados sugerem que os colaboradores estão a optar pelas ferramentas de IA que consideram mais úteis, independentemente das ferramentas serem ou não aprovadas pela empresa. Para os responsáveis pela gestão de viagens, isto representa uma oportunidade para compreender melhor como os colaboradores pretendem utilizar a IA e para oferecer soluções que conciliem a produtividade dos colaboradores com os requisitos de segurança e conformidade.
Preocupações com os riscos relacionados com a IA
Os responsáveis financeiros estão atentos aos riscos que podem acompanhar uma adoção mais generalizada da IA. 60% dos diretores financeiros afirmam que a fraude nas despesas de viagem está a aumentar nas suas organizações e 73% consideram que é pelo menos um pouco provável que os colaboradores utilizem a IA para falsificar despesas de viagem ou recibos.
As perceções variam significativamente entre os diferentes grupos. Enquanto 92% dos diretores financeiros e 86% dos gestores de viagens consideram que é, pelo menos, pouco provável que os colaboradores estejam a utilizar IA para falsificar despesas ou recibos, apenas 66% dos viajantes em negócios concordam com isto. Esta discrepância reflete uma tendência mais ampla que se destacou ao longo da investigação deste ano: os líderes e os colaboradores têm, frequentemente, perspetivas diferentes sobre o risco, a confiança e a utilização da tecnologia.
Além disso, os desafios da governação vão para além dos viajantes. 43% dos travel managers afirmam que precisam de formação adicional sobre como utilizar a IA de forma eficaz, o que sublinha a rapidez com que as expectativas estão a mudar nos programas de viagens.
À medida que a IA se torna cada vez mais acessível, as organizações terão de garantir que os colaboradores compreendem quais as ferramentas aprovadas, como devem ser tratados os dados da empresa e em que situações são necessárias medidas de proteção adequadas.
Reconhecer o vasto potencial da IA
Apesar das preocupações com a governação, o entusiasmo pela IA continua elevado. Tanto os viajantes como os travel managers identificaram uma série de oportunidades em que a IA poderia melhorar a experiência das viagens de negócios.
Os viajantes em negócios procuram, acima de tudo, comodidade e eficiência. As funcionalidades de IA mais solicitadas incluem a integração noutras partes do seu fluxo de trabalho (36%), o software de comunicação da empresa (33%) e alertas proativos de reservas e lembretes em pop-up (31%).
Entretanto, os travel managers consideram que a maior oportunidade reside nas funcionalidades que apoiam a supervisão dos programas e o bem-estar dos viajantes. As suas principais prioridades incluem notificações relacionadas com o dever de cuidado baseadas em IA (45%), apoio ao cumprimento das políticas (42%) e monitorização global de riscos (41%).
Os resultados revelam também que os viajantes e os travel managers dão prioridade a diferentes capacidades da IA. Os viajantes procuram ferramentas que simplifiquem a sua experiência no quotidiano, enquanto os gestores de viagens concentram-se na visibilidade, na conformidade e na segurança. As organizações que consigam dar resposta a ambos os conjuntos de necessidades poderão estar melhor posicionadas para incentivar a adoção de ferramentas aprovadas, reduzindo simultaneamente a dependência da IA paralela.
IA está a transformar o planeamento das viagens de negócios
Os resultados deixam claro que a IA está a transformar a forma como as viagens de negócios são planeadas, reservadas e geridas. Os colaboradores estão a adotar estas ferramentas para trabalhar de forma mais eficiente, enquanto as organizações procuram dar resposta às questões de governança e segurança decorrentes de uma utilização mais generalizada.
O sucesso dependerá do alinhamento da governação com a forma como os colaboradores utilizam a IA. Em vez de encararem a adoção da IA apenas como uma questão de conformidade, as organizações devem estabelecer políticas claras e disponibilizar ferramentas fiáveis que promovam uma utilização responsável.
Esta abordagem pode ajudar a colmatar o fosso entre as expectativas dos colaboradores e a supervisão da organização.
