As alterações às políticas de viagens e despesas estão a tornar-se cada vez mais frequentes nas empresas, impulsionadas por restrições orçamentais, metas de sustentabilidade e exigências de conformidade. No entanto, implementar medidas menos populares junto dos colaboradores continua a ser um dos maiores desafios para os travel managers.
Segundo um artigo divulgado pela SAP Concur, as viagens de negócios deixaram de ser um processo estático e obrigam hoje as organizações a ajustarem constantemente as suas políticas internas. Ainda assim, mudanças como limitações nas escolhas de companhias aéreas, restrições à classe executiva ou redução da autonomia dos viajantes tendem a gerar resistência entre os colaboradores.
De acordo com um inquérito recente citado pela empresa, 41% dos travel managers admitem que os cortes nos orçamentos de viagens conduzem frequentemente a alterações significativas nas políticas corporativas, incluindo mudanças nos tipos de viagens autorizadas.
Além da componente financeira, as metas ambientais têm igualmente condicionado as deslocações profissionais. Algumas empresas passaram a privilegiar viagens ferroviárias em trajetos curtos ou a restringir deslocações consideradas menos sustentáveis, numa tentativa de reduzir emissões de carbono e controlar custos operacionais.
Para minimizar o impacto destas mudanças, a SAP Concur destaca a importância de uma estratégia de gestão da mudança assente em comunicação clara, envolvimento das lideranças e flexibilidade.
Entre as recomendações apontadas está o envolvimento antecipado das equipas de direção, finanças, recursos humanos e tecnologia, de forma a garantir alinhamento interno e facilitar a implementação das novas regras.
O artigo sugere ainda que as empresas procurem compensar medidas menos populares com benefícios não financeiros, como acesso prioritário ao embarque ou utilização de lounges nos aeroportos, evitando ao mesmo tempo implicações fiscais associadas a incentivos monetários.
A transparência na comunicação surge também como um fator essencial para reduzir resistência. Explicar os motivos das alterações e adaptar a mensagem aos diferentes perfis de colaboradores pode facilitar a aceitação das novas políticas, sobretudo entre viajantes frequentes.
Outro dos pontos destacados passa pela necessidade de criar políticas mais flexíveis e ajustáveis à evolução do mercado, permitindo às empresas rever rapidamente medidas que deixem de responder às necessidades operacionais ou à satisfação dos colaboradores.
Segundo a SAP Concur, as políticas de viagens mais eficazes são aquelas que os colaboradores compreendem e conseguem integrar naturalmente nos seus processos de deslocação e gestão de despesas.
