O que inicialmente parece ser apenas uma hora a mais ou a menos de sono no domingo pode ter implicações para os viajantes, especialmente quando se trata de agendar compromissos e contabilizar despesas de viagem. Mesmo sem a mudança da hora, os viajantes têm dificuldade em cumprir os seus planos devido a interrupções ou ausências.
De acordo com o Global Business Travel Survey da SAP Concur, cerca de quatro em cada cinco viajantes (80%) já estão a tomar medidas no seu quotidiano para garantir que chegam a tempo a compromissos importantes ou que regressam a casa em segurança. Planeiam intervalos horários para a chegada (34%), para a partida (19%) ou mesmo para ambas (27%).
Aqui estão outros aspetos que precisam de ser considerados com a mudança de horário.
- Viajantes empresariais e a mudança de horário: um desafio adicional
As viagens de negócios costumam ser stressantes: acordar cedo, voos e horários apertados deixam pouco espaço para a flexibilidade. A mudança de horário agrava esta situação. Os viajantes precisam de estar atentos no início da manhã, pois o relógio é adiantado ou atrasado uma hora.
Cerca de 43% dos viajantes empresariais consideram o período que antecede a viagem – incluindo o planeamento, a reserva e a organização – stressantes. A mudança de fuso horário pode ter um impacto negativo nos níveis de stress e no sono.
Não só o horário de partida para o aeroporto, mas também os horários dos voos e as conexões podem ser afetados pela mudança de hora. Portanto, os viajantes devem ficar atentos não só aos voos, mas também à continuação da viagem no destino.
- Planeie as reuniões, levando em consideração as diferenças horárias
As viagens de negócios internacionais são desafiadoras. Os países não mudam os relógios ao mesmo tempo. Enquanto a Europa introduz o horário de verão no último domingo de março e encerra no último domingo de outubro, os outros países têm regras diferentes. Os EUA e o Canadá, por exemplo, mudam os relógios no segundo domingo de março e no primeiro de novembro.
Isto torna o agendamento mais complicado durante estes períodos. Para compromissos internacionais e reuniões virtuais, as empresas e os colaboradores devem prestar atenção à hora em que a mudança de horário ocorre em cada país. Se isto for esquecido, um compromisso pode ser agendado uma hora antes ou depois do horário correto. As empresas devem aconselhar os colaboradores a usarem as ferramentas de calendário e reunião para evitarem mal-entendidos. Embora marcar compromissos no mesmo fuso horário não seja um obstáculo, a diferença de uma hora adicional pela manhã ou à noite pode custar o sono ou a noite de folga habitual.
A mudança de horário também pode ter impacto nas horas de trabalho. Se os funcionários trabalham num país com um fuso horário diferente, as horas extras ou os períodos de descanso podem ser afetados. As empresas devem definir regras claras para o registo de tempo de trabalho durante as mudanças de horário, com o intuito de evitar conflitos ou faturação incorreta. Além disso, as ferramentas de calendário e registo de tempo devem processar a mudança de horário corretamente. Desta forma, é possível evitar sobreposições de prazos e registos de tempo incorretos.
- Leve em consideração a diferença horária ao contabilizar as despesas de viagem
Além do desafio de agendar compromissos, os viajantes empresariais também devem levar em consideração a diferença horária ao contabilizar as suas despesas de viagem. O registo das horas de trabalho e as despesas adicionais com refeições integradas podem ser afetadas pela mudança de horário.
As empresas e os colaboradores devem verificar se a duração da viagem e, consequentemente, o limite para o subsídio diário de refeição sofreram alterações. Uma viagem de negócios com uma duração de oito horas e um subsídio diário de 14 euros pode ser reduzida para sete horas devido à mudança de horário, o que significa que o subsídio diário deixa de ser aplicável. Isto afeta as viagens noturnas ou as primeiras horas da manhã.
As empresas devem indicar as características especiais da mudança de horário nas suas diretrizes relacionadas com as despesas de viagem. Regras claras sobre como a mudança afeta o faturamento de despesas adicionais com refeições ou o cálculo das horas de trabalho ajudam a evitar mal-entendidos. As ferramentas digitais ajudam a registar estas mudanças automaticamente.
Planeie com antecedência e evite erros
A mudança de horário pode parecer um pequeno detalhe, mas pode ter um grande impacto tanto no planeamento da viagem quanto na contabilidade das viagens de negócios. Os viajantes devem verificar com antecedência os horários de partida, reuniões e relatórios de despesas de viagem para evitar surpresas desagradáveis. As empresas podem ajudar com diretrizes claras e ferramentas digitais para garantir que a próxima viagem de negócios corra bem, mesmo com a mudança de horário.
